Een klant die belt, wil natuurlijk de juiste persoon bereiken. Maar hoe je dat organiseert, verschilt per bedrijf. Van één zakelijk telefoonnummer tot een telefonieomgeving voor meerdere vestigingen: 3Bplus helpt je de bereikbaarheid zo in te richten dat klanten snel bij de juiste medewerker terechtkomen. Met slimme belplannen, vaste en mobiele telefonie en persoonlijke ondersteuning.
Goede bereikbaarheid begint met een paar praktische vragen. Wie moet wanneer bereikbaar zijn? Wat gebeurt er als een medewerker afwezig is? En hoe voorkom je dat klanten onnodig worden doorverbonden of helemaal niemand aan de lijn krijgen?
3Bplus helpt bedrijven bij het organiseren van zowel vaste als mobiele telefonie. Daarbij kijken we naar de dagelijkse praktijk: van openingstijden en de verdeling van inkomende gesprekken tot de samenwerking tussen medewerkers en vestigingen. Op basis daarvan richten we een telefonieomgeving in die aansluit op de werkwijze van je organisatie.
Moderne zakelijke telefonie werkt vaak via VoIP. Die afkorting staat voor Voice over Internet Protocol: een techniek waarmee spraak via een IP-netwerk wordt verzonden. Je kunt daardoor bellen via een geschikte internetverbinding, zonder afhankelijk te zijn van een traditionele telefoonlijn.
Bij cloudtelefonie worden de functies van de telefooncentrale extern gehost. Je hebt dus geen eigen fysieke telefooncentrale meer nodig op kantoor. De telefonieomgeving draait op een extern platform, waardoor de centrale functies niet afhankelijk zijn van apparatuur die op je eigen locatie staat.
Dat maakt de inrichting flexibeler. Medewerkers hoeven bijvoorbeeld niet allemaal op dezelfde locatie te werken of over een vast telefoontoestel te beschikken. Afhankelijk van de gekozen oplossing kunnen zij via een vast toestel, computer of mobiele telefoon bellen.
Met een moderne telefonieomgeving bepaal je hoe inkomende gesprekken worden afgehandeld. Daarbij zijn verschillende mogelijkheden te combineren:
Welke functies je gebruikt, hangt af van de bereikbaarheid die je wilt organiseren. Zo kun je bijvoorbeeld een belplan instellen waarbij gesprekken tijdens openingstijden bij een team binnenkomen en daarbuiten automatisch worden doorgeschakeld.
Een van de praktische mogelijkheden van moderne zakelijke telefonie is de koppeling tussen vaste en mobiele telefonie. Daarmee kun je op je mobiele telefoon bereikbaar zijn via je vaste zakelijke nummer.
Dat is handig wanneer je regelmatig onderweg bent of afwisselend thuis en op kantoor werkt. Klanten blijven het vertrouwde zakelijke nummer bellen, terwijl jij het gesprek op je smartphone aanneemt. Afhankelijk van de gekozen oplossing kun je ook uitgaande gesprekken voeren waarbij je vaste zakelijke nummer wordt weergegeven.
Je hoeft je persoonlijke 06-nummer dus niet met klanten te delen. Bovendien heb je niet altijd meer een apart vast telefoontoestel nodig.
Ook kun je bij geschikte oplossingen je beschikbaarheid instellen. Zit je in een vergadering of ben je met vakantie? Dan kan de telefonieomgeving inkomende gesprekken bijvoorbeeld naar een collega doorsturen.
Zo combineer je de flexibiliteit van mobiel bellen met de bereikbaarheid van een vast zakelijk nummer.
Naast vaste telefoontoestellen en smartphones zijn er mogelijkheden om zakelijke gesprekken via een computer te voeren. Met een geschikte belapplicatie en headset kun je bellen en gebeld worden zonder apart telefoontoestel.
Voor organisaties die veel digitaal samenwerken, kan ook een koppeling met bestaande communicatie- en samenwerkingssoftware interessant zijn. Zo kunnen telefonie en de dagelijkse werkomgeving beter op elkaar aansluiten. Welke mogelijkheden beschikbaar zijn, hangt af van de gekozen oplossing.
Een nieuwe telefonieomgeving begint bij de vraag hoe je bereikbaar wilt zijn. Welke telefoonnummers gebruik je al? Hoe moeten gesprekken binnenkomen en worden verdeeld? En welke medewerkers of afdelingen moeten worden aangesloten?
Aan de hand van die wensen helpt 3Bplus bij het kiezen en inrichten van een geschikte oplossing. Daarbij kan ook het overzetten van bestaande telefoonnummers worden geregeld, zodat klanten je vertrouwde zakelijke nummer kunnen blijven gebruiken. Vervolgens worden onder meer gebruikersprofielen, belgroepen, keuzemenu's en doorschakelingen ingesteld.
Hoeveel voorbereiding daarvoor nodig is, verschilt per situatie. Bij een eenvoudige inrichting kan 3Bplus de telefonieomgeving rechtstreeks opzetten en de benodigde gebruikers en instellingen aanmaken. Daardoor kan een nieuwe omgeving soms al binnen enkele dagen operationeel zijn. Bij uitgebreidere projecten, bijvoorbeeld met verschillende vestigingen en veel gebruikers, is meer voorbereiding en afstemming nodig.
Voor de technische uitvoering werkt 3Bplus samen met gespecialiseerde partners, zoals VodafoneZiggo en Telador. Die samenwerkingen bestaan al jarenlang, waardoor er korte lijnen zijn en rechtstreeks kan worden geschakeld wanneer aanvullende expertise nodig is. Voor de klant blijft 3Bplus het aanspreekpunt tijdens het traject.
Ook na de ingebruikname kun je de bereikbaarheid blijven aanpassen. Verandert de samenstelling van een team, krijgt een afdeling andere openingstijden of wil je gesprekken anders laten binnenkomen? Dan hoeft daarvoor niet opnieuw een telefooncentrale te worden ingericht.
Via een online beheerportaal kun je bij geschikte telefonieoplossingen veel instellingen zelf wijzigen. Denk aan het toevoegen van gebruikers, het aanpassen van doorschakelingen of het veranderen van een belplan. Je bent daardoor niet voor iedere wijziging afhankelijk van een externe beheerder of een bezoek van een monteur.
Wil je het beheer liever uit handen geven of heb je hulp nodig bij een aanpassing? Dan kun je daarvoor bij 3Bplus terecht. Zo kun je zelf wijzigingen doorvoeren waar dat praktisch is, met ondersteuning wanneer je die nodig hebt.
Bij 3Bplus heb je één vast aanspreekpunt voor advies, inrichting en ondersteuning. Daardoor kun je rechtstreeks overleggen met iemand die bekend is met je telefonieomgeving, ook wanneer er later iets verandert.
Wil je weten welke mogelijkheden er zijn voor jouw organisatie? Neem dan contact op met Max Veldhuisen, telefonie-expert bij 3Bplus, via 078-2034065.
